GDPdU (zur Information)

Für viele Unternehmen ist die GDPdU nach wie vor ein Fremdwort. Wir möchten an dieser Stelle ein paar aktuelle Informationen und eine Definition weitergeben:

Definition
Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift.

Datenzugriff
Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:
- den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
- den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
- die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).
Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen. Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt, so zum Beispiel, dass der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.
Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.

Die GDPdU ist in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a. geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation. Amerikanische Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel nicht anwendbar.

Verfahrensdokumentation (Definition)
Die Verfahrensdokumentation nach GoBS dient dazu nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung, und der GoBS für die Aufbewahrung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Auch für bestimmte Branchen gibt es, unabhängig von den HGB-Anforderungen, Vorgaben zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen, so z.B. für die Pharmaindustrie nach FDA Part 11 und GxP (GMP, GLP Gute Laborpraxis). Für die Erstellung technischer Dokumentation bildet die Norm EN 62 079 die Grundlage.

Verfahrensdokumentation nach GoBS
Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den §§ 239, 257 HGB, aus denen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier- als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:
- Ordnungsmäßigkeit
- Vollständigkeit
- Sicherheit des Gesamtverfahrens
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung
- Sicherung vor Verlust
- Nutzung nur durch Berechtigte
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
- Dokumentation des Verfahrens
- Nachvollziehbarkeit
- Prüfbarkeit
Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess:
- der Entstehung (Erfassung),
- der Indizierung,
- der Speicherung,
- des eindeutigen Wiederfindens,
- der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
- der Reproduktion der archivierten Informationen,
- die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.